WARTA PONTIANAK – Pernah gak kamu terbayang bagaimana cara orang-orang di belakang layar yang menyiapkan pesta besar dan megah? Misalnya seperti acara Gala Dinner KTT ASEAN 2023 di Jakarta lalu.
Yups, acara pesta atau event yang besar dan megah perlu adanya susunan acara atau susunan event yang baik. Biasanya susunan acara dan segala hal terkait event disebut dengan event organizer.
Buat kamu yang ingin bikin event tapi bingung harus mulai dari mana, berikut Warta Pontianak telah menyajikan empat tips untuk kamu bila ingin menggagas suatu event.
- Melakukan Pembagian
Menyelenggarakan suatu kegiatan memerlukan kerja sama tim yang kompak dan solid karena suatu acara sulit mencapai hasil maksimal jika hanya dikerjakan sendiri. Untuk itu, cara membuat event berikutnya adalah membagi tugas.
Bentuk kelompok atau divisi-divisi beserta gambaran tugasnya secara jelas. Serahkan tugas dan posisi yang sesuai dengan tiap individu yang cocok agar mereka juga semangat mengerjakan tugas–tugas tersebut.
Dengan begitu, setiap orang mengetahui tugas masing-masing. Jangan lupa melakukan koordinasi dalam divisi maupun antar divisi agar seluruh pihak sepaham.
- Membuat Anggaran Dana
Langkah berikutnya adalah menyusun anggaran atau budgeting. Budgeting sangat penting untuk mengetahui berapa banyak dana yang harus disiapkan.
Dana tersebut nantinya dipakai untuk membeli atau sewa perlengkapan, sewa tempat, hadiah, atau lainnya.
Mungkin Anda juga memerlukan biaya yang cukup besar jika berniat mendatangkan publik figur sebagai bintang tamu.
Misalnya pembicara khusus, penyanyi ibukota, grup band, maupun pengisi acara lainnya. Untuk itu, lakukan budgeting secara cermat.
- Tentukan Tema dan Konsep Semenarik Mungkin
Langkah awal yang penting untuk diperhatikan dalam membuat event adalah menentukan tema dan konsep semenarik mungkin.
Baca Juga: DPRD Sambas Dukung Event Pembinaan Atlit Usia Dini
Kamu harus memikirkan tema dan konsep acara seperti apa yang dapat sesuai dengan citra komunitas dan mampu menarik perhatian banyak orang.
Misalnya, kalau komunitasmu bergerak di bidang budaya, buatlah acara festival budaya dengan memamerkan warisan dari suatu adat.
- Buat Timeline Persiapan untuk Tim
Timeline bisa menjadi panduan untuk setiap tim agar dapat menyelesaikan tugasnya tepat waktu.
Baca Juga: Sukseskan Event KTT G20 Bali , XL Siapkan Jaringan 5G dan 4G
Karena itu, siapkan timeline khusus untuk tim, mulai dari persiapan, eksekusi, hingga evaluasi acara.
Jangan lupa untuk mengadakan rapat secara berkala supaya bisa memantau setiap kemajuan kerja dalam perencanaan event. ***